Op 19 mei aanstaande is het twee jaar geleden dat de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, van kracht is geworden; een wet die de beveiliging van privacygevoelige informatie beter moet waarborgen. Echter, uit internationaal onderzoek blijkt dat veel bedrijven nog steeds onvoldoende maatregelen hebben genomen ter beveiliging van papieren data. En met het groot aantal thuiswerkers als gevolg van corona – in vaak nóg minder beveiligde werkomstandigheden – is de kans op een datalek alleen maar toegenomen. Een groot potentieel veiligheidsrisico, omdat gevoelige informatie in handen van onbevoegden terecht kan komen.
Hoewel veel bedrijven hun bedrijfsprocessen ten aanzien van het beheer van digitale data hebben aangescherpt sinds de invoering van de AVG, blijkt dat er vaak geen maatregelen zijn genomen met betrekking tot papieren data. Zo blijkt uit recent internationaal onderzoek in opdracht van ACCO Brands onder decision makers dat maar liefst 71% van de ondervraagde bedrijven het beleid ten aanzien van de beveiliging van papieren data niet heeft aangepast. Meer dan 20% is zelfs niet eens in staat om papier veilig te vernietigen, omdat er simpelweg geen papiervernietiger in het bedrijf aanwezig is.
Thuiswerken vormt extra veiligheidsrisico Als gevolg van corona is het aantal thuiswerkers enorm toegenomen. Hiermee is ook de kans op een datalek groter geworden, omdat de mogelijkheden voor het veilig werken met papieren data daar vaak nog beperkter zijn dan op het werk. Veel thuiswerkers hebben belangrijke dossiers mee naar huis genomen om aan te kunnen werken of printen thuis documenten uit om mee aan de slag te kunnen gaan. Echter, in veel gevallen hebben zij geen mogelijkheid om deze papieren data veilig op te bergen of na gebruik te kunnen vernietigen.
Veiligheidsniveaus papiervernietiging Sinds de ontwikkeling van de oudere strip-cut papiervernietigers, die een A4 vel in circa 35 rechte stroken snijden, is er veel veranderd. Papiervernietigers zijn kleiner, stiller en gebruiksvriendelijker geworden. Zo kun je tegenwoordig zelfs complete dossiers in één keer vernietigen, zonder ook maar de nietjes te hoeven verwijderen. Maar nog belangrijker is dat papiervernietigers tegenwoordig een veel betere beveiliging bieden, te herkennen aan het veiligheidsniveau dat aan elke machine wordt toegekend. Zo voldoet voor bedrijven of ZZP’ers die met licht vertrouwelijke gegevens werken vaak een machine met veiligheidsniveau P3 of P4. Dit zijn ‘cross-cut’ machines die een A4-vel in respectievelijk 200 of 400 snippers snijden. Echter, voor bedrijven die regelmatig met zeer gevoelige informatie werken, zoals juridische, financiële of gemeentelijke instellingen, wordt een machine met een veiligheidsniveau P5 of hoger aangeraden. Het veilig vernietigen van dergelijke data vereist een machine met ‘micro-cut’ techniek, die een A4 in meer dan 2.000 stukjes snijdt. Dankzij deze veiligheidsniveaus kunnen bedrijven en ZZP’ers de keuze van hun papiervernietigers afstemmen op de privacygevoeligheid van hun bedrijfsactiviteiten en zo moeiteloos papieren data AVG-proof vernietigen, zowel thuis als op kantoor.