Om te komen tot een nieuwe roostermethodiek heeft Vitalis WoonZorg Groep vorig jaar de samenwerking opgezocht met softwareleverancier Ayton. De methodiek en software zullen in 2014 stapsgewijs in de gehele organisatie worden ingevoerd. Dit moet leiden tot verbetering van de medewerker-tevredenheid en de kwaliteit van de zorgverlening.
Investering in kwaliteitsverbetering
“Investeren in een bezuinigingsklimaat lijkt tegenstrijdig, maar wij doen het heel bewust, en ons belangrijkste doel is kwaliteitsverbetering “, aldus Nico van Dongen, Directeur Innovatie en Projecten van Vitalis WoonZorg Groep. Met dit doel voor ogen ging Vitalis vorig jaar op zoek naar een partner met wie ze dat veranderingstraject wilden ingaan. Van Dongen: “We wisten dat we slimmer en efficiënter moesten gaan plannen, beter monitoren en flexibiliseren. Met de Ayton-software hebben we de basis gelegd om samen met Ayton de verbeteringen te creëren. Het grootste deel van onze investering hebben we dan ook gereserveerd voor het invoerings- en implementatietraject.”
Grote mate van zelfregie voor medewerkers
Slimmer en efficiënter roosteren is een manier om de gestelde doelen te bereiken. Van Dongen zegt hierover: “Onze medewerkers moeten meer verantwoordelijkheid krijgen op hun eigen roosters. Dat past in het beleid dat wij onze medewerkers een grote mate van zelfregie willen bieden. Zij kunnen hun eigen werk-/privé-balans inrichten. En ook het onderling ruilen kan via het online Medewerkerportaal van de Aysist-software. De roosterverantwoordelijke ziet toe op wat er gebeurt. Dat vergt wel goede onderlinge afspraken en protocollen. En software die dat ondersteunt, borgt en administratief afhandelt.”
Verbetering dienstverlening aan cliënten
Naast de verhoging van de medewerker-tevredenheid is het verbeteren van de dienstverlening aan de cliënt een even belangrijk doel. “Voor onze cliënten is continuïteit in de zorgverlening het belangrijkst. Maar wij kunnen hen nog meer welzijn bieden door bijvoorbeeld te zorgen voor minder verschillende gezichten per cliënt. Omdat we de personeelsinzet tegelijkertijd beter zullen flexibiliseren, worden hoge eisen gesteld aan het inrichten en organiseren van het roosterproces.” Vitalis verwacht daarnaast dat de nieuwe aanpak veel tijdsbesparingen zal opleveren en dat het gebruik van het systeem zal zorgen voor nieuwe monitoringsmogelijkheden.
Intensieve testfases en pilots
Tegelijkertijd met het opzetten van het nieuwe roosterbeleid is Ayton vorig jaar gestart met het testen van de software in de Vitalis-omgeving en zijn er naadloze aansluitingen met Raet HR Beaufort gerealiseerd. De Aysist-onderdelen CapaciteitsPlan, RoosterPlan en ManagementPlan zorgen voor een geïntegreerd planningsysteem, waarin de methodiek is verankerd. Inmiddels zijn conference room-tests met zowel methodiek als software afgerond, en blijken de doelen haalbaar. Vitalis zal samen met Ayton voor het hele werkgebied, intramuraal maar ook extramuraal, de nieuwe werkwijze gaan toepassen.
Finetuning in 2014
Van Dongen besluit: “Eerst zullen we dit traject afronden, en al onze 2500 medewerkers gaan betrekken bij het nieuwe roosterbeleid. Stap voor stap maken ze kennis met de veranderingen en zullen ze de voordelen zelf gaan ervaren. Eind dit jaar hebben we de eerste volledig vraaggestuurde formatiebegroting en bijbehorend rooster. In 2014 vindt de finetuning plaats. We willen er zeker van zijn, dat onze planners, afdelingsmanagers en medewerkers het optimale uit deze veranderingen kunnen halen. Zodat we het welzijn van onze cliënten en medewerkers kunnen blijven verbeteren.”