Je eigen boekhouding in handen nemen, heeft onmiskenbaar pro’s. Je hebt minder kosten. Wat meer is, je houdt zelf de touwtjes in handen. Een eigen onderneming met succes leiden, kan alleen als je zicht hebt op de financiële staat en de cijfers van je zaak. De boekhouding doen, is wel iets dat je aangeleerd moet worden. In het boekhouden gaat veel tijd en engagement in zitten. Je moet er dus voor gaan. Toch kun je met succes je eigen boekhouding doen. Dit doe je door de opeenvolgende 6 punten stap voor stap te doorlopen. Zo weet je waaraan je begint.
De boekhouding is:
Het gestructureerd registreren van financiële data om inzicht te verwerven in de financiële toestand. Zo kun je het cijfermateriaal van je onderneming aan de hand van gegevens bewijzen.
Voorbeelden van financiële data zijn: je jaaromzet, de balans, de resultatenrekening en inkomsten, facturen van leveranciers, te innen aanrekeningen van klanten, en wat je op de bank hebt staan. Meestal geven de volgende formulieren een compleet inzicht over de financiële toestand van je onderneming als je ze in de online boekhouding bewaart:
Wie zelf de boekhouding doet, neemt deze lijsten en formulieren in de hand om ze in de boekhouding te registreren.
Aan de hand van deze papieren kun je zien welke getallen gewijzigd zijn. Je zult zien dat er altijd wel meer dan een paar dingen aan wijzigingen onderhevig zijn. Dit is te wijten aan het houden van een dubbele boekhouding. Dit is overal ter wereld het geval. Boekhouden is meer dan rekeningen verzenden. Je hebt de rekeningen van je eigen aankopen. Het registreren van deze aanrekeningen wijzigt 3 zaken: de omzet van je bedrijf vergroot. Daarover moet je BTW betalen. Je klant heeft een openstaande factuur. Een factuur over je eigen aankopen zorgt ervoor dat je geld uitgeeft, recht hebt op een BTW teruggave en dat je de groothandel moet betalen.
Je eigen boekhouder zijn, zorgt ervoor dat je weet hoe je er financieel voorstaat: Meer nog: je weet wat de verhouding is tussen winst en verlies. In de handelsbalans vind je terug wat je bezit, wat je aan anderen moet betalen en hoeveel je spaargeld is. Op de resultatenrekening vind je je totaalomzet en je bedrijfskosten terug. Dit 3de punt laat je toe te ontdekken welke delen van je financiën onderhevig zijn aan wat er geboekt wordt. Zo kun je kosten en omzet van elkaar onderscheiden. Deze vind je terug op de resultatenrekening. Uitstaande rekeningen van groothandels, openstaande facturen van klanten en BTW behoren tot de handelsbalans.
Nadien ga je bekijken of een bepaald soort van boeking daalt of stijgt. Krijg je een aanrekening van een groothandel, dan heb je meer uitgaven. Je moet dan ook meer BTW betalen en je moet meer betalen aan de groothandel. Een aanrekening van de groothandel betalen, betekent dat er minder op de bankrekening staat. Tegelijk moet je minder betalen aan schuldeisers. Door de boekhouding zelf in handen te nemen weet je welke aanrekeningen je nog moet betalen en welke al voldaan zijn.
Het verwerken van dalingen en stijgingen doe je door deze gegevens te boeken. Dit doe je in de virtuele versie van je kasboek. Dit is een soort dagboek voor je onderneming. Je kunt zowel debet als creditdata boeken. Of iets als een schuld of als inkomst wordt geboekt, is afhankelijk van waar de gegevens thuishoren en of het over winst of verlies gaat. Maak je winst, dan noemen we dit debet. Debet en credit moeten altijd in evenwicht zijn. Het totaal aan credit is dan gelijk aan het totaal aan debet.
Efficiënt boekhouden betekent dat je regelmatig controles moet uitvoeren. Een goede routine is om dit iedere maand even na te lopen. Onregelmatigheden en vergetelheden vallen dan op. Zo behoud je het overzicht en kun je missers op tijd rechtzetten. De boekhouding zelf doen: het is arbeidsintensief en vergt discipline. Tegelijk weet je waar je financieel aan toe bent.
Het boekhouden zelf: met een spreadsheet of met online boekhoudsoftware
Hier vind je online boekhoudsoftware die handig is bij het boekhouden. Je kunt ook zelf boekhouden met een spreadsheet.
Een boekhouding zonder kosten of bijna voor niets
Een spreadsheet gebruiken voor de boekhouding kost niets. Als je onze 6 punten chronologisch volgt, zijn jouw boeken binnen de kortste keren helemaal compleet. Een andere manier om zelf het boekhouden te doen, is een betaalbaar boekhoudsoftwarepakket. Een betaalbaar boekhoudsoftwarepakket geeft je toegang tot de basisfuncties. Dat is voldoende om mee te starten. Als je onderneming groter wordt en het over meer geld gaat, is het aan te raden om een update aan te schaffen van het boekhoudsoftwarepakket.